Записанная онбординг-программа, которая выдержала удвоение команды в 20 странах

Amma делает приложение о беременности и здоровье семьи, которым пользуются 25 миллионов человек в 193 странах. Контентную команду возглавляют врачи и психологи, и всё, что они публикуют, соответствует стандартам доказательной медицины. Команда, которая делает приложение, полностью распределённая, общего офиса у неё нет. В 2023 году в ней было около 25 человек, и она быстро нанимала новых. У HR-команды была проблема: время старших специалистов уходило на онбординг-созвоны, а найм грозил сделать это хуже.

Новые сотрудники должны были приходить в рабочее пространство Notion, уже понимая, как оно устроено, и чтобы старшему специалисту не приходилось объяснять это вживую через часовые пояса. Живой онбординг был узким местом. С тем планом найма, который лежал перед командой, он раньше всего остального стал бы пределом роста.

Глубже проблема лежала до HR. Сама команда пользовалась Notion непоследовательно: страницы писали и не читали, решения принимались в личных сообщениях, не было общего правила, что должно быть на странице проекта и какое представление базы считается основным. Команда, которая держит медицинский контент на уровне доказательной медицины, ещё не применяла ту же дисциплину к собственному операционному знанию. Учить новичков правилам, о которых не договорилась сама команда, значило бы получить непоследовательных новичков.

Шесть живых воркшопов с действующей командой, по девяносто минут, в течение шести недель, на английском. И заключительная сессия вопросов и ответов. Каждый воркшоп записывался. К каждой сессии прилагался воркбук, который участник проходил в своём Notion: вверху фрагмент видео с лекции, в середине интерактивные блоки, чтобы попробовать, внизу чек-лист того, каким должно стать рабочее пространство. Параллельно мы подготовили онбординг-материалы для новых сотрудников, которые никогда не попадут на живую сессию.

К концу проекта у HR-команды Amma была программа, которую можно выдать любому новому сотруднику в любом часовом поясе:

• Семь записанных видеолекций по девяносто минут.
• Шесть интерактивных воркбуков, по одному на каждую учебную сессию.
• Карта рабочего пространства: как устроен Notion в Amma и почему.
• Онбординг-материалы, которые ведут нового сотрудника через первую неделю. Они написаны для человека, чей первый контакт с командой — это программа, а не старший коллега на созвоне.
• Записанный набор правил: шаблоны страниц, схемы баз данных, правила дашбордов, архитектура знаний и сценарии API, которыми команда снимает с себя повторяющуюся работу.

1. Основы Notion. Команда, которая пользуется одним инструментом с разными представлениями о нём, не может работать согласованно. Сессия выравнивает общий словарь: блоки, страницы, базы данных, связи. Все уходят с одинаковыми определениями одних и тех же вещей.
2. Системы в Notion: дальше шаблонов. Большинство команд останавливается на шаблонах, и страницы остаются плоскими. Сессия показывает, как базы данных, представления и связи складываются в работающую систему. Страницы команды начинают отражать текущее состояние дел, а не застывшие заготовки.
3. Быть в курсе: дашборды. Распределённая команда не может каждый день спрашивать друг друга, что происходит. Сессия строит дашборды, по которым состояние, ответственность и прогресс читаются прямо из базы. Команда видит ситуацию без созвона.
4. Основы командной работы. Асинхронной работе нужны явные правила ответственности и передачи задач. Сессия превращает негласные нормы команды в записанные правила о том, кто что закрывает. Такие правила переживают часовые пояса, чего не скажешь о тредах в Slack.
5. Знание в Notion. То, чему команда научилась, должно пережить проект, на котором она этому научилась. Сессия проектирует места, где живут уроки, решения и онбординг-страницы, и правила того, как их читают. Институциональная память становится средой, в которой команда работает.
6. Notion API и интеграции: сценарии для продуктивности. Notion сам по себе — половина системы. Сессия связывает его с остальными инструментами: подтягивает метрики, отправляет обновления наружу, автоматизирует то, что никто не должен делать руками. Рабочее пространство становится узлом, а не конечной точкой.
7. Вопросы и ответы. Заключительная сессия для вопросов, которые появляются только после шести недель работы по новым правилам.

Между сессиями команда применяла правила каждой недели к текущей работе. К концу первой недели сотрудники перестали сами добавлять в базы данных столбцы «на всякий случай». Внедрение произошло практически сразу.

• Команда удвоилась, а онбординг не стал тормозом: примерно с 25 до больше чем 50 человек. Каждый новый сотрудник прошёл одну и ту же программу, в том же порядке, с теми же материалами.
• География выросла с трёх регионов до больше чем 20 стран. Записанная программа работает через часовые пояса так, как живой старший специалист не смог бы никогда.
• Время старших специалистов больше не уходит на онбординг. HR ведёт программу сам. Старшие коллеги встречаются с новичками, когда те уже работают, а не пока они выясняют, какое представление открыть.

Масштабировалась программа.

Garden Research строит системы, которыми организации владеют и пользуются сами. Программа для Amma — самая ранняя форма этого подхода: актив, который продолжил работать после нашего ухода. Сегодняшние проекты по внедрению ИИ устроены так же. Результат — система, которой клиент владеет и пользуется сам, и проект заканчивается, когда система может нести работу без нас.